DSGVO 2024 –
Chance für Entlastung?

DATENVERARBEITUNG BEI ANMELDUNG UND TEILNAHME IN PRÄSENZ

Zur Organisation, Durchführung und Nachbearbeitung unserer Veranstaltungen werden personenbezogenen Daten verarbeitet.

Für die Teilnahme wird eine personenbezogene Teilnahmeberechtigung erteilt, mit welcher Zutritt gewährt wird. Hierzu werden personenbezogene Anmeldedaten (Name, Kontaktdaten, wie E-Mail-Adresse, Firma, Institution) erhoben und verarbeitet.

Vor Ort wird die Teilnahmeberechtigung geprüft und werden Namensschilder ausgegeben. Dies soll sicherstellen, dass nur Berechtigte Zugang zu der Veranstaltung erhalten. Die Namensschilder dienen im Übrigen auch der Förderung des Austausches und Kommunikation der Teilnehmer untereinander.

Durch die Bild- und Tonaufnahmen, die im Rahmen von Übersichtsaufnahmen des Veranstaltungsraums mit Teilnehmern, als auch Porträt-Aufnahmen der Moderation und der Referenten sowie Fragesteller, werden personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet.  Bei Veranstaltung mit Live-Stream erfolgen die Aufnahme von Bild, Ton und Video. Videoaufnahmen mit Tonspur werden dabei live (in Echtzeit) im Internet auf unserer Internetpräsenz als Stream öffentlich übertragen und sind weltweit abrufbar. Nach Abschluss der Veranstaltung werden die Aufnahmen entsprechend unserer Aufgaben als unabhängigen Einrichtung, eine Informations- und Austauschplattform zum Datenschutz zu bieten, zur begleitenden und nachträglichen Information und Berichterstattung genutzt und hierzu auf der Webseite der Stiftung zum Abruf (on demand, Mediathek) öffentlich bereitgestellt.

Anlässlich von Veranstaltungen gefertigten Fotos werden im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit auf unserer Webseite und unseren Kommunikationen über Social Media, Twitter, LinkedIn, Mastodon, Pressemitteilungen, sowie der Dokumentation der Veranstaltung online und offline unter Beachtung der Persönlichkeitsrechte eingesetzt.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Vertrags über die Veranstaltungsteilnahme (Art. 6 Abs. 1b DSGVO – Vertragserfüllung einschl. vorvertraglicher Maßnahmen).

Zudem dient die Verarbeitung der Foto-, Ton- und Videoaufnahmen auch der Wahrung des berechtigten Interesses der Stiftung Datenschutz zur Erfüllung ihrer Aufgaben als unabhängigen Einrichtung, eine Informations- und Austauschplattform zum Datenschutz zu bieten, und dies mittels Veranstaltungen einschließlich begleitender und nachträglicher Auswertung, Informationsdarbietung und interner sowie externer Berichterstattung umzusetzen. (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)

Des Weiteren kann die Verarbeitung im Rahmen einer Einwilligung erfolgen (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO).

Eine Verarbeitung kann im Übrigen erfolgen, soweit sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Rechtsgrundlage: nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 f DSGVO) sowie wenn wir einer rechtlichen Verpflichtung zur Weitergabe unterliegen (Art. 6 Abs. 1c DSGVO).

Gegen eine Verarbeitung auf Grund berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 f DSGVO steht der betroffenen Person in begründeten Fällen ein Widerspruchsrecht zu. Hierzu informieren unten im Abschnitt „Rechte der betroffenen Person“.

Folgende Personengruppen kommen als Empfänger in Betracht:

• Besucher der Webseite der Stiftung Datenschutz,
• Nutzer der Social Media Kanäle, Twitter, LinkedIn, Mastodon, Empfänger der Pressemitteilungen sowie der Dokumentation der Veranstaltung online und offline;
• unser Dienstleister (Auftragsverarbeiter), welcher mit der Aufnahmeleitung und Nachbereitung von Bild-/Ton-/Videoaufnahmen sowie Webseitenbetreuung beauftragt wurde
• unser Dienstleister, welcher im Rahmen der Veranstaltungsduchführung vor Ort beauftragt wurde
• eingebundene Mitveranstalter oder Kooperationspartner

Wir speichern personenbezogene Daten 

• solange es zur Erfüllung des Zwecks der Verarbeitung erforderlich ist
• sowie bis zum Ablauf der steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 S. 1 c DSGVO). Die Fristen nach Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwischen 6 bis zehn Jahre.

Anschließend werden die Daten routinemäßig gelöscht, sofern kein berechtigtes Interesse an der fortwährenden Speicherung besteht oder Sie der Weiterverwendung ausdrücklich eingewilligt haben.

RECHTE DER BETROFFENEN PERSON

• Das Recht auf Auskunft: Sie können Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen speichern. (Art. 15 DSGVO)
• Das Recht auf Berichtigung: Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir personenbezogene Daten zu Ihnen speichern, die nicht korrekt sind, können Sie die Berichtigung verlangen. (Art. 16 DSGVO)
• Das Recht auf Löschungund Einschränkung der Verarbeitung: Unter bestimmten Bedingungen können Sie können verlangen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten löschen, bzw. die Verarbeitung einschränken. (Art. 17 und 18 DSGVO)
• Das Recht auf Datenübertragbarkeit: Sie haben das Recht von uns zu verlangen, dass wir personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, an einen anderen Verantwortlichen zu übertragen, oder dass wir Ihnen diese Daten in einem gebräuchlichen, maschinenlesbaren Format übermitteln. (Art. 20 DSGVO)
• Das Recht auf Beschwerdebei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Auffassung sind, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das Datenschutzrecht verstoßen. (Art. 77 DSGVO)
• Das Recht Einwilligungen jeder Zeit zu widerrufen: Sie können eine erteilte Einwilligung in die Datenverarbeitung jederzeit widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

• WIDERSPRUCHSRECHT

Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Abs. 4 DSGVO. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Werden personenbezogene Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. (Art. 21 DSGVO)